به نقل از «عصر ایران»

صورتجلسه؛ سندی که با میزیتو ماندگار می‌شود

تاریخ انتشار: ۲۰ شهریور ۱۴۰۲ | کد خبر: ۳۸۶۶۳۶۲۳

در تمامی کسب‌وکارهایی که جلسات حضوری و آنلاین را برای برنامه‌ریزی، اطلاع‌رسانی، هماهنگی و بهبود فرآیندها و پروژه‌های کاری خود برگزار می‌کنند، ایجاد سند صورتجلسه، رواج دارد. این سند شامل مواردی مانند نام افراد حاضر در جلسه، نام مدیر جلسه، هدف از برگزاری جلسه، مهم‌ترین نکات گفته شده در جلسه، نتایج و مصوبات جلسه و مواردی از این دست است.

بیشتر بخوانید: اخباری که در وبسایت منتشر نمی‌شوند!

شما برای ایجاد صورتجلسه، ثبت موارد مورد نیاز و بایگانی آن‌ها می‌توانید از پلتفرم مدیریت پروژه میزیتو به عنوان نرم افزار مدیریت جلسات استفاده کنید.

صورتجلسه دقیقا چیست و صورتجلسه‌نگاری چه مراحلی دارد؟

جلسه‌های کاری ممکن است از ده دقیقه تا چندین ساعت طول بکشند. در این جلسات اعضای تیم‌های کاری نظرات خود را با یکدیگر در میان می‌گذارند و مواردی مانند موانع انجام پروژه، مشکلات فرآیند، کمبودهای منابع، اهداف پروژه، شرایط توزیع وظایف و ... از مواردی هستند که در جلسات کاری گوناگون در فضای کسب‌وکار درباره آن‌ها صحبت می‌شود. بسیاری از این اطلاعات ارزش بالایی دارند و از سوی دیگر ثبت آن‌ها راهکاری برای بازنگری در این موضوعات و مباحث، ایجاد گزارش‌های کاری و افزایش هماهنگی با اعضای گروه با استفاده از به‌اشتراک‌گذاری این اسناد است.

برخی از مراحل صورتجلسه‌نگاری نیز عبارتند از:

ایجاد پیش‌نویس یا برنامه‌ریزی برای جلسه ثبت اطلاعات مربوط اعضا و لیست حاضران و غایبان رونویسی مهم‌ترین نکات مطرح شده در جلسه به‌اشتراک‌گذاری صورتجلسه با اعضا و مدیران ذخیره‌سازی صورتجلسه برای بازنگری و ارجاع در آینده چرا به میزیتو برای ثبت و ذخیره‌سازی صورتجلسه نیاز داریم؟

امروزه دیگر روش ثبت دستی و ایجاد اسناد کاغذی در محیط کسب‌وکارها جایگاهی ندارد. به‌ویژه در کسب‌وکارهایی دارای سیستم‌های جامع مدیریتی یا نرم‌افزاری مدیریت پروژه هستند، تمامی اطلاعات و اسناد در سازمان باید به‌شکل دیجیتالی ایجاد و ثبت شوند. بنابراین سازمان‌ها تلاش می‌کنند تا از نرم‌افزارها و پلتفرم‌های تحت وبی استفاده کنند که برای کارهای مختلفی از جمله ثبت و ذخیره‌سازی صورتجلسه توسعه یافته‌اند. پلتفرم میزیتو یکی از برترین پلتفرم‌های تحت وب مدیریت است که این قابلیت را ارائه می‌دهد. در ادامه با برخی از مزایای استفاده از این قابلیت میزیتو آشنا می‌شویم.

یادآوری اطلاعات مهم جلسه

در جلسات کاری ممکن است آمارها و ارقامی در مورد منابع، موارد مرتبط با زمان‌بندی پروژه‌ها، نیازهای مرتبط با بهبود فرآیند و موارد دیگر مطرح شوند. با ثبت این موارد در پلتفرم میزیتو می‌توانید در هر زمانی به آن‌ها دسترسی داشته باشید.

ارائه صورتجلسه به غایبان

در بسیاری از جلسات ممکن است برخی از اعضای تیم نتوانند در جلسه حاضر شوند. بنابراین شما می‌توانید خلاصه موضوعات مطرح شده در جلسه، موارد تصویب شده و اطلاعات دیگر را از طریق صورتجلسه ایجاد شده در پلتفرم میزیتو برای غایبان جلسه ارسال کنید.

بررسی آسان پیشرفت پروژه‌ها

پلتفرم‌های مدیریت پروژه دارای ابزارهای متعددی برای پیگیری پیشرفت مانند نمودار گانت هستند که کارایی آن‌ها معمولا از صورتجلسه بیشتر است. با این حال صورتجلسه حالتی رسمی‌تر دارد زیرا دقیقا می‌دانید چه کسی با چه مقامی چه اطلاعاتی را در مورد زمان‌بندی پروژه‌ و یا وظائف افراد گفته است. از طرف دیگر با استفاده از این اطلاعات می‌توانید میزان پیشرفت پروژه و انجام کارها را نسبت به انتظارات و اهداف بررسی کنید.

افزایش مسئولیت‌پذیری

از جمله نکات قابل طرح در جلسات می‌توان به تخصیص وظائف اشاره کرد. برخی از این وظائف در سطح خُرد ممکن است حتی در نمودارهای گانت نیز ثبت نشوند. اما ثبت آن‌ها در صورتجلسه و به‌اشتراک‌گذاری با افرادی که باید کارها را انجام دهند، میزان مسئولیت‌پذیری افراد را افزایش می‌دهد.

برنامه‌ریزی بهتر

نخستین صورتجلسه‌ها که از زمان تصمیم‌گیری‌ها و بررسی‌های اولیه برای کسب‌وکار ایجاد می‌شوند حاوی اطلاعات مهمی از جمله تحقیقات اولیه در مورد پروژه، محدودیت‌های پروژه‌، برآوردهای اولیه در مورد منابع، مهارت‌های مورد نیاز برای انجام کارهای مختلف و افراد پیشنهادی برای تیم‌ها هستند. بنابراین در مرحله برنامه‌ریزی به بهترین شکل می‌توانید به بایگانی صورتجلسه‌ها در میزیتو مراجعه کرده و از این اطلاعات برای بهبود برنامه‌ریزی خود استفاده کنید.

یک نقطه شروع بهتر برای جلسه بعدی

در زمان ایجاد یک پیش‌نویس برای جلسه بعدی، بهترین روش این است که صورتجلسه جلسه قبل را مطالعه کنید. مزیت استفاده از میزیتو نیز برای این کار این است که دیگر نیازی نیست به بخش بایگانی فیزیکی اسناد مراجعه کنید، بلکه می‌توانید از طریق پنل خود در این پلتفرم، به‌راحتی در هر زمان و مکان به سند صورتجلسه قبلی دسترسی داشته باشید.

ثبت اطلاعات جلسات اعضای تیم و جلسات مشتریان

بسیاری از نکاتی که تا اینجا مطرح کردیم، مربوط به جلساتی بودند که با حضور اعضای تیم‌های کاری در زمان انجام پروژه‌ها در سازمان‌ها و کسب‌وکارها برگزار می‌شوند. با این حال شما می‌توانید با پلتفرم میزیتو صورتجلسه را برای جلساتی نیز ایجاد کنید که مدیران یا اعضای تیم در نقش‌های مختلف در حضور مشتریان برگزار می‌کنند. برای مثال در این جلسات ممکن است مواردی مانند میزان پیشرفت پروژه از سوی اعضای تیم و یا انتظارات جدید از سوی مشتریان مطرح شوند. بنابراین ثبت و ذخیره‌سازی این اطلاعات در میزیتو نیز بسیاری اهمیت دارند.

ایجاد صورتجلسه ساده و پیشرفته با میزیتو

میزیتو یکی از پلتفرم‌های برتر مدیریت پروژه است که در هر بخش، قابلیت‌های پیشرفته و مهندسی‌شده فراوانی را ارائه می‌دهد. برای مثال در قابلیت ثبت صورتجلسه برای کسب‌وکار، امکان ایجاد دو نوع صورتجلسه وجود دارد که عبارتند از صورتجلسه ساده و پیشرفته. ثبت صورتجلسه ساده، فقط یک مرحله دارد اما در آن نیز می‌توانید تمامی اطلاعات مرتبط را بنویسید و همچنین مصوبات جلسه را تعیین کنید. مدل پیشرفته صورتجلسه در میزیتو اما کاربردها و ویژگی‌های بیشتری دارد. این مدل مناسب زمانی است که به ایجاد پیش‌نویس برای جلسه نیز نیاز داشته باشید.

صورتجلسه پیشرفته میزیتو شامل این بخش‌های کاربردی و مراحل ثبت است:

ایجاد پیش‌نویس برای تعیین موضوع جلسه و جزئیات اولیه و نیز دعوت پیامکی از اعضا بخش جلسه در حال تشکیل برای حضور و غیاب و نگارش شرح جلسه و نیز تعیین مصوبات بخش ارجاع مصوبات به اعضا برای تایید و ابلاغ نهایی میزیتو؛ پلتفرمی کاربردی برای ثبت و بایگانی انواع صورتجلسه

میزیتو جامع‌ترین پلتفرم مدیریت پروژه آنلاین است که قابلیت‌های فراوانی را ارائه می‌دهد. یکی از مزایای این پلتفرم در این است که کسب‌وکارها می‌توانند دقیقا متناسب با نیازهای خود از قابلیت‌های آن استفاده کنند. یکی از قابلیت‌های بی‌نظیر این پلتفرم تحت وب نیز امکان ایجاد و مدیریت جلسات در قالب انواع صورتجلسه ساده و پیشرفته است. شما می‌توانید بدون نیاز به قلم و کاغذ و با استفاده از امکاناتی مانند فراخوان پیامکی، امکان به‌اشتراک‌گذاری، ارسال برای کسب تایید، ابلاغ نهایی و ... از این قابلیت‌ها برای افزایش همکاری‌های تیمی و مدیریت بهینه پروژه و کسب‌وکار خود استفاده کنید.

کانال عصر ایران در تلگرام

منبع: عصر ایران

کلیدواژه: صورتجلسه میزیتو اشتراک گذاری مدیریت پروژه برنامه ریزی ذخیره سازی قابلیت ها برای جلسه اعضای تیم پروژه ها پیش نویس کسب وکار

درخواست حذف خبر:

«خبربان» یک خبرخوان هوشمند و خودکار است و این خبر را به‌طور اتوماتیک از وبسایت www.asriran.com دریافت کرده‌است، لذا منبع این خبر، وبسایت «عصر ایران» بوده و سایت «خبربان» مسئولیتی در قبال محتوای آن ندارد. چنانچه درخواست حذف این خبر را دارید، کد ۳۸۶۶۳۶۲۳ را به همراه موضوع به شماره ۱۰۰۰۱۵۷۰ پیامک فرمایید. لطفاً در صورتی‌که در مورد این خبر، نظر یا سئوالی دارید، با منبع خبر (اینجا) ارتباط برقرار نمایید.

با استناد به ماده ۷۴ قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲/۱۰/۱۷ مجلس شورای اسلامی و با عنایت به اینکه سایت «خبربان» مصداق بستر مبادلات الکترونیکی متنی، صوتی و تصویر است، مسئولیت نقض حقوق تصریح شده مولفان در قانون فوق از قبیل تکثیر، اجرا و توزیع و یا هر گونه محتوی خلاف قوانین کشور ایران بر عهده منبع خبر و کاربران است.

خبر بعدی:

چرایی ایجاد دفتر «فراجا» در بنیاد ملی نخبگان/۲ بال علم و فتاوری «وعده صادق»

معاون علمی، فناوری و اقتصاد دانش‌بنیان رئیس‌جمهور ایجاد دفتر فراجا در بنیاد ملی نخبگان را در راستای دسترسی به آمارهای مهاجرت نخبگان دانست و گفت: بخش زیادی از توفیقات کشورهایی چون هند و چین به لطف محققانی است که در سایر کشورها به تحقیق و پژوهش اشتغال دارند.

به گزارش ایسنا، دکتر روح الله دهقانی فیروز آبادی در نشست خبری امروز که در محل ساختمان معاونت علمی ریاست‌جمهوری برگزار شد، با بیان اینکه‌ «وعده صادق» دارای دو بال علم و فناوری بومی و شجاعت و تدبیر در استفاده صحیح از علم و فناوری است، گفت: هر انسان آزاده‌ای که این عملیات را مشاهده کرد، دریافت که ایران توان ساخت تجهیزات دفاعی، پدافندی و آفندی را دارد.

وی ادامه داد: امسال و سال قبل از سوی مقام معظم رهبری بر مردمی‌سازی اقتصاد تاکید شده است و شرکت‌های دانش‌بنیان مصداق مردمی‌سازی اقتصاد به شمار می‌روند.

ایجاد فراجا در بنیاد ملی نخبگان

دهقانی فیروزآبادی در خصوص سؤال ایسنا مبنی بر ایجاد دفتر فراجا در بنیاد ملی نخبگان برای رصد نخبگان با تاکید بر اینکه همه کشورهای دنیا ورود و خروج افراد به کشورشان را رصد می‌کنند، افزود: بازگشت محققان ایرانی در قالب عضو هیات علمی و غیره به کشور دو برابر شده است.

وی ادامه داد: محققان همه کشورهای دنیا یا از کشورشان خارج شده و یا محققانی به کشورشان وارد می‌شود و کشور چین بزرگترین مهاجر فرست دنیا به شمار می‌رود، ولی رویکرد این کشور آن است که هر محققی که از کشور خارج می‌شود، سفیران علم و فناوری آن کشور به شمار می‌رود.

معاون علمی رئیس‌جمهور، وطن‌پرستی را شاخص اصلی شهروندان هر کشوری ذکر کرد و گفت: بخش زیادی از توفیقات کشورهایی چون هند و چین به لطف محققانی است که در سایر کشورها به تحقیق و پژوهش اشتغال دارند.

وی  با تاکید بر اینکه مساله کشورها باید رصد شود، خاطر نشان کرد: هر فردی که از کشور خارج می‌شود، یک سرمایه است؛ ولی ما آمارهای دقیقی از مهاجرت در اختیار نداریم و قصد تصمیم‌گیری‌های کیفی داریم و ابن در حالی است که یکی از اساسی‌ترین پارامترهای تصمیم‌گیری در اختیار بودن عدد و ارقام درست لست.

معاون علمی، فناوری و اقتصاد دانش‌بنیان رئیس‌جمهور، اضافه کرد: تمام کسانی که آمارهای مهاجرت‌ها را ارائه می‌دهند، مرجع و عدد و ارقامی در اختیار ندارند و بهترین مرجعی که می‌تواند در این زمینه آمارها را ارائه دهد، پلیس گذرنامه است.

وی با اشاره به اقدامات وزارت علوم در خصوص ترجمه مدارک، یادآور شد: فراجا اطلاعات لازم از مهاجرت را که جزء اطلاعات محرمانه است، در اختیار دارد و کمک می‌کند تا بنیاد ملی نخبگان به آمارهای مهاجرت نخبگان دسترسی داشته باشد.

وی با اشاره به فرموده پیامبر اسلام مبنی بر این‌که علم را بیاموزید ولو در چین، گفت: پیامبر اسلام نیز با مهاجرت نخبگان مخالف نبوده است و باید یاد بگیریم، آن کسی که از کشور خارج می‌شود، دشمنی با کشور ندارد.

تعطیلی کسب و کارها

دهقانی‌ فیروزآبادی درخصوص رویکرد معاونت علمی درباره تعطیلی پلتفرم‌ها و کسب و کارها، گفت: ما تاکید کرده‌ایم کسب و کارهایی که تعطیلی آنها منجر به آسیب رساندن به مردم می‌شود، اقدام درستی نیست.

وی افزود: ما بر این باوریم که اگر تشخیص داده می‌شود که مدیریت کسب و کارها و فرهنگ حاکم بر آنها مشکل دارند، جریان‌هایی چون بسیج دانشجویی و غیر را حمایت و تقویت کنید تا قضای رقابت ایجاد شود.

هواپیمای مسافربری ۷۲ نفره از نظر فنی اصلا زیرساخت ندارد

معاون علمی، فناوری و اقتصاد دانش‌بنیان رئیس‌جمهور، درباره آخرین وضعیت ساخت هواپیمای مسافربری ٧٢ نفره که به عنوان یک پروژه دانشگاهی در دانشگاه امیرکبیر پیگیری می‌شود، گفت: از این پروژه بازدید کردیم، پروژه خوبی است؛ اما از نظر فنی اصلا زیرساخت ندارد. این پروژه در ٧-٨ جلسه بررسی شد و مشخص شد که به دلایل متعدد، پروژه‌ای نیست که جوابگوی صنعت هواپیمایی باشد. 

وی ادامه داد: تصمیم بر این شد شرکت‌های دانش‌بنیان توانمند در این حوزه به سراغ ساخت و طراحی بخش‌های مختلفی از جمله سیم‌های کنترل، ناوبری هدایت، ابزارهای موتور بروند و همچنین با کشورهایی که روابط خوبی داریم، در صنعت هوایی کنسرسیوم تشکیل دهیم. در نهایت جمع‌بندی شد که به عنوان عضوی از یک کنسرسیوم در ساخت یک هواپیمای جدید روسیه مشارکت داشته باشیم.

ادامه دارد